O termo Compliance tem origem no verbo em inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido, ou seja, estar em “Compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos externos e internos.
Como a própria definição da palavra já diz, o Compliance busca trazer às empresas a regulamentação exigida pela lei e regras internas da empresa.
Mas afinal, como aplicar o Compliance nas empresas? Vamos conferir 5 abordagens das boas práticas de Compliance. Como se aplica nas empresas:
1. Diálogo
Por meio de auditorias e conversas com acionistas, bem como com os funcionários é possível identificar pendências ou inconformidades com a legislação e/ou com as normas internas. O diálogo não é somente para identificar problemas, mas também para deixar claro e transparente para os colaboradores mudanças de rota, novas regras e como determinados processos internos devem ser realizados para adequação a partir de dado momento.
2. Análise Documental
Uma análise meticulosa de todos os documentos da empresa é muito importante para “cruzar” o que fora relatado pela empresa, com o que de fato está sendo feito ou registrado.
Como dito anteriormente, busca-se identificar as pendências e inconformidades que possam existir na empresa, Ao analisarmos a documentação apresentada, podemos identificar possíveis divergências entre o que a lei determina e o que está sendo executado pela empresa.
3. Relações de Trabalho
Entende-se por relações de trabalho todo o processo que envolva a mão-de-obra, seja ela própria ou terceirizada. Um dos objetivos do Compliance é validar, por exemplo, controle e pagamento das férias, registro de admissão, pagamento de gratificações.
Além disso, o Compliance analisa toda a contratação de terceiros para verificar se o Terceirizado também está em dia com as obrigações de seus colaboradores, especialmente aqueles que prestam serviços para a empresa.
4. Contratos
Todos os Contratos, sejam eles de fornecimento de produto ou prestação de serviços serão objetos de verificação. O Compliance busca identificar se os pagamentos previstos foram efetuados, se as obrigações das Empresas Contratadas foram cumpridas. Tudo isso para garantir a efetividade do que empresa pagou, para aquilo que ela, de fato, usufruiu.
5. Pagamentos de tributos
Por fim, a verificação do pagamento de impostos e taxas ficam por vezes ficam pendentes por diversos fatores, seja pela falta de comunicação entre a contabilidade e a empresa, seja pela falta de controle interno ou até mesmo escassez de recursos para quitação das obrigações com o Governo. O Compliance tem também o objetivo de levantar essas pendências, além, é claro, as declarações exigidas pelas órgãos públicos.
Obviamente o Compliance abrange outras áreas, mas se observarmos esses 5 pontos veremos o quanto é relevante implementar uma política interna que minimamente passe por essas áreas.
Certamente com a adoção de práticas de Compliance o futuro da empresa será bem menos traumático e sem surpresas, já que ao longo do tempo a organização buscou levar em dia suas obrigações, dentro do que se esperava fazer.
Somos a PACTUAR! Conte conosco para implementação de políticas de Compliance.
______________
Por: Equipe Pactuar